LubaLuba Guías
Cómo llevar el control del alquiler de sillas y mesas (con planilla)
Respuesta rápida
- Para llevar el control del alquiler de sillas y mesas necesitas tres listas: lo que tienes, cada reserva con sus fechas y cantidades, y cuántas piezas quedan libres en cada fecha.
- Antes de decir que sí, suma lo que ya está reservado para ese día, también lo que falta confirmar y lo que todavía no volvió, y réstalo de lo que tienes.
- Cuenta las piezas al entregar y al recibir, y anota lo que volvió roto o faltó: así cobras los daños con la garantía y sin pelear.
- Abajo tienes una planilla de Excel gratis que hace esas cuentas. Con una app como Luba, te avisa al anotar una reserva si no te alcanzan las sillas para esas fechas.
¿La quieres ya? Descarga la planilla.
Nosotros hacemos Luba, la app de los recuadros «Con Luba». La planilla y el método sirven igual sin la app.
Qué necesitas: Cuántas piezas tienes de cada cosa · Tus reservas de las próximas semanas · Excel, Google Sheets o LibreOffice
-
Anota lo que tienes, una sola vez
Una fila por cada cosa que alquilas: sillas, mesas, manteles, toldos, vajilla. Para cada una:
Cuántas tienes, contadas de verdad. Si tienes 200 sillas pero 6 están rotas, tienes 194.
El precio por evento, o por día si cobras así.
La garantía por pieza: cuánto pides por cada una, para cubrir daños.
Cuánto cuesta si se rompe o se pierde: lo que te cuesta reponerla. Tenerlo escrito evita discutir el precio el día de la devolución.
-
Anota cada reserva apenas te la piden
Una fila por reserva, con la fecha de entrega y la de devolución, el cliente, su teléfono, la dirección y cuántas piezas de cada cosa. Anótala aunque falte confirmar: si no, esas sillas parecen libres y se las prometes a otro.
Ponle un estado y cámbialo cuando pase algo: «por confirmar», «confirmada», «entregada», «devuelta» o «cancelada».
-
Descarga la planilla gratis
La planilla tiene tres hojas: «Inventario», «Reservas» y «Disponibilidad». Viene con un ejemplo cargado: bórralo o escribe encima. No pide correo ni registro.
Descarga la planilla de Excel. Funciona en Excel, en LibreOffice y en Google Sheets: para usarla en Google, súbela a tu Drive y ábrela con Hojas de cálculo de Google.
En «Reservas», la fila se pone roja cuando algo ya tenía que volver y no volvió, y amarilla mientras falta confirmar. «Total» suma las piezas por su precio más el flete, y «Falta pagar» resta lo pagado y suma los daños.
-
Antes de decir que sí, mira cuántas te quedan libres
En «Disponibilidad», pon la fecha del pedido y, en «Te piden», cuántas quiere el cliente. La planilla suma lo reservado para ese día, lo que falta confirmar y lo que todavía no volvió, y te dice si alcanza.
Para el 23 faltan 20 sillas y queda 1 mesa: se ve antes de prometer. Si no alcanza, dilo en el momento y ofrece lo que sí tienes: «Para ese día me quedan 100 sillas. ¿Te sirven 100?» Es mejor que fallar el día del evento.
Con LubaEn Luba, mientras anotas una reserva, la app te dice cuántas quedan libres para esas fechas, contando lo que falta confirmar y lo que todavía no volvió. Si no alcanzan, te avisa, por ejemplo con «Faltan 20 para esas fechas», y te ofrece poner las que sí tienes.
Al anotar la reserva, Luba te dice si te alcanzan. -
Cuenta al entregar y al recibir
Al entregar, cuenten juntos con quien recibe, y que te confirme por WhatsApp cuántas piezas recibió. Al recibir, cuenten otra vez y separa lo que volvió roto o faltó.
Anota los daños al precio de reposición y descuéntalos de la garantía. Devuelve el resto de la garantía el mismo día, con un recibo.
NotaPide la garantía antes de entregar y dile al cliente, por escrito, cuánto cuesta cada pieza si se rompe o se pierde. Así nadie se sorprende en la devolución.
Con LubaEn Luba, Recibir devolución te muestra cuántas salieron de cada cosa. Marcas lo que Volvió roto o Se perdió, y la app propone el monto de los daños al precio de reposición y cuánto de la garantía devuelves. Con Sacar del inventario lo roto y lo perdido, tu inventario queda al día.
Lo que volvió roto o faltó, y cuánto devuelves de la garantía. -
Organiza el día: qué sale y qué vuelve
Cada noche, mira qué sale y qué vuelve mañana: así cargas el vehículo una sola vez y llamas a tiempo a quien no devolvió.
Con LubaLuba te avisa la noche anterior cuántas entregas y devoluciones tienes mañana. En Hoy ves lo que sale y lo que vuelve y quién no devolvió a tiempo, y con Ruta, el orden de las entregas en el mapa.
Errores que cuestan dinero
No anotar las reservas por confirmar
Esas sillas parecen libres y se las prometes a otro cliente. Anótalas desde el primer mensaje.
Contar lo que tienes de memoria
Las piezas rotas o perdidas que no sacas del inventario te hacen prometer de más. Cuenta de verdad cada cierto tiempo.
Olvidar lo que todavía no volvió
Si un cliente se atrasa en devolver, esas piezas no están para la reserva siguiente.
No contar al entregar
Si no sabes cuántas salieron, no puedes reclamar las que faltan.
Discutir el precio de lo roto en la devolución
Ten escrito cuánto cuesta reponer cada pieza y díselo al cliente antes de entregar.
Entregar sin garantía ni adelanto
Si algo se pierde, no tienes con qué cubrirlo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo llevo el control de un negocio de alquiler de sillas y mesas?
Con un inventario de lo que tienes, una lista de reservas con las fechas de entrega y devolución y las cantidades, y una cuenta de cuántas piezas quedan libres en cada fecha. Cuenta al entregar y al recibir, y anota los daños.
¿Cómo sé cuántas sillas tengo libres para una fecha?
Resta de las que tienes las sillas de todas las reservas que ocupan ese día, también las que faltan confirmar, y las que todavía no volvieron de reservas anteriores.
¿Cuánta garantía pido por el alquiler de sillas y mesas?
Una forma práctica es pedir una garantía por pieza que cubra parte de lo que cuesta reponerla, y cobrar los daños al precio de reposición. El monto depende de tus precios: tenlo escrito y avísalo antes de entregar.
¿Hay una plantilla de Excel para el alquiler de sillas, mesas y vajilla?
Sí. La de esta guía es gratis y no pide registro: inventario, reservas y una hoja que te dice cuántas piezas quedan libres en una fecha y si te alcanzan para un pedido.
¿Qué hago si me devuelven sillas rotas?
Cuéntalas delante del cliente, anota cuántas y cobra cada una al precio de reposición que le avisaste, descontándolo de la garantía. Devuelve el resto de la garantía con un recibo.
¿Hay una app para el alquiler de sillas y mesas?
Sí. Luba, de RollanSoft: app para llevar tus alquileres en orden. Te avisa si no te alcanzan las sillas para una fecha, te muestra qué sale y qué vuelve cada día, y te ayuda con los daños y la garantía en la devolución. Es gratis para 10 tipos de cosas (100 sillas cuentan como una), sin anuncios y sin crear cuenta.