Luba / Guias

Como controlar o aluguel de mesas e cadeiras (com planilha grátis)

Nós fazemos o Luba, o app dos quadros “Com o Luba”. A planilha e o método funcionam do mesmo jeito sem o app.

O que você precisa: Quantas peças você tem de cada item · As reservas das próximas semanas · Excel, Planilhas Google ou LibreOffice

1. Anote o que você tem, uma vez só

   Uma linha para cada item que você aluga: cadeiras, mesas, toalhas, tendas, louças. Para cada um:

   Quantas você tem, contadas de verdade. Se você tem 200 cadeiras, mas 6 estão quebradas, são 194.

   O preço por evento, ou por dia, se você cobra assim.

   A caução por peça: quanto você pede por cada uma, para cobrir danos.

   Quanto custa se quebrar ou sumir: o que você gasta para repor. Ter isso por escrito evita discutir preço no dia da devolução.

2. Anote cada reserva assim que pedirem

   Uma linha por reserva, com a data de entrega e a de devolução, o cliente, o telefone, o endereço e quantas peças de cada item. Anote mesmo que falte confirmar: senão, essas cadeiras parecem livres e você promete para outra pessoa.

   Dê um status e mude quando algo acontecer: “a confirmar”, “confirmada”, “entregue”, “devolvida” ou “cancelada”.

3. Baixe a planilha grátis

   A planilha tem três abas: “Estoque”, “Reservas” e “Disponibilidade”. Ela já vem com um exemplo: apague ou escreva por cima. Não pede e-mail nem cadastro.

   Baixe a planilha em Excel. Funciona no Excel, no LibreOffice e no Planilhas Google: para usar no Google, envie para o seu Drive e abra com o Planilhas Google.

   Em “Reservas”, a linha fica vermelha quando algo já devia ter voltado e não voltou, e amarela enquanto falta confirmar. “Total” soma as peças pelo preço e o frete, e “Falta pagar” desconta o que foi pago e soma os danos.

4. Antes de dizer sim, veja quantas estão livres

   Em “Disponibilidade”, coloque a data do pedido e, em “Pedido”, quantas peças o cliente quer. A planilha soma o que está reservado para o dia, o que falta confirmar e o que ainda não voltou, e diz se dá para atender.

   

   Se não der, avise na hora e ofereça o que você tem: “Para esse dia tenho 100 cadeiras livres. Servem 100?” É melhor do que falhar no dia da festa.

   Com o Luba

   No Luba, enquanto você anota uma reserva, o app mostra quantas peças estão livres naquelas datas, contando o que falta confirmar e o que ainda não voltou. Se não der, ele avisa, por exemplo com “Faltam 20 para essas datas”, e oferece colocar só as que você tem.

   

5. Conte na entrega e na devolução

   Na entrega, contem juntos com quem recebe e peça para a pessoa confirmar pelo WhatsApp quantas peças recebeu. Na devolução, contem de novo e separe o que voltou quebrado ou sumiu.

   Anote os danos pelo preço de reposição e desconte da caução. Devolva o resto da caução no mesmo dia, com recibo.

   Observação

   Peça a caução antes da entrega e diga ao cliente, por escrito, quanto custa cada peça se quebrar ou sumir. Assim ninguém se surpreende na devolução.

   Com o Luba

   No Luba, Receber devolução mostra quantas peças saíram de cada item. Você marca o que Voltou quebrado ou Se perdeu, e o app sugere o valor dos danos pelo preço de reposição e quanto da caução você devolve. Com Tirar do estoque o que quebrou ou se perdeu, seu estoque fica em dia.

   

6. Organize o dia: o que sai e o que volta

   Toda noite, veja o que sai e o que volta no dia seguinte: assim você carrega o carro uma vez só e liga a tempo para quem não devolveu.

   Com o Luba

   O Luba avisa na noite anterior quantas entregas e devoluções você tem no dia seguinte. Na tela Hoje você vê o que sai, o que volta e quem não devolveu no prazo, e em Rota, a ordem das entregas no mapa.