Luba / Guías

Cómo saber cuántas sillas tienes libres para una fecha y no prometer de más

Nosotros hacemos Luba, la app de los recuadros «Con Luba». La cuenta, la planilla y los consejos sirven igual sin la app.

Qué necesitas: Cuántas piezas tienes de cada cosa, contadas de verdad · Tus reservas con fecha y hora de entrega y de devolución · Papel, una planilla o una app

1. Parte de lo que de verdad tienes

   La cuenta empieza por cuántas piezas tienes sanas. Si compraste 200 sillas pero 6 están rotas y 2 en reparación, tienes 192. Las rotas que sigues contando son las que después te faltan el día del evento.

   Cada vez que una pieza se rompe o se pierde, sácala de tu lista ese mismo día. Y cada tanto, cuenta todo de verdad: el número de memoria siempre es más alto que el real.

   Nota

   Si se te rompen piezas seguido, guarda unas pocas de repuesto y no las prometas: con 200 sillas, por ejemplo, promete hasta 195. Te salvan cuando un cliente devuelve tarde o algo se rompe en la carga.

2. Resta todo lo que está fuera en ese momento

   Para la fecha que te piden, resta dos cosas de lo que tienes:

   Las reservas que tocan esa fecha: las que salen ese día, las que vuelven ese día y las que están fuera de antes y vuelven después.

   Lo que debía volver y no volvió: si un cliente se atrasó, esas piezas no las tienes, aunque su reserva ya haya terminado en el papel.

   Y fíjate en las horas. Una reserva que vuelve el sábado a las 12:00 choca con una entrega del sábado a las 10:00, aunque las dos sean «del sábado». Si una vuelve el viernes a la noche y la otra sale el sábado a la mañana, sí puedes usar las mismas sillas, siempre que te dé tiempo de contarlas y limpiarlas.

   Un ejemplo, con 200 sillas plegables. Ana te pide 120 para el sábado de 10:00 a 22:00:

   Mariela tiene 80 sillas desde el viernes a las 19:00 y las devuelve el sábado a las 12:00. A las 10:00 del sábado todavía las tiene: cuentan.

   Carlos tenía que devolver 20 sillas el miércoles y no las devolvió: cuentan.

   Libres para Ana: 200 menos 80 menos 20, o sea 100. Te pide 120: faltan 20.

   Con Luba

   En Luba, toca una cosa en Cosas: arriba ves cuántas tienes libres hoy y, en Próximas fechas, cada reserva que viene con cuántas quedan libres mientras dura, también lo que no volvió a tiempo («Debía volver…») y lo que está Por confirmar.

   

3. Si el pedido es de varios días, mira el peor momento

   Cuando te piden sillas del viernes al domingo, haz la cuenta para cada día (y cada horario que cambie algo) y quédate con el número más bajo. Ese momento es el que decide si alcanza.

   No sumes todas las reservas de la semana: 30 sillas el sábado y 50 el domingo nunca están fuera al mismo tiempo. Para un pedido de sábado a domingo, esas reservas te ocupan como mucho 50 sillas, no 80. Si las sumas, rechazas pedidos que sí entraban.

4. Decide qué haces con lo que falta confirmar

   Una cotización no es una reserva: si la cuentas como fuera, rechazas a clientes por un pedido que quizá nunca llega. Pero si la ignoras y se confirma, te faltan sillas.

   Lo práctico es anotarla igual, mirar si alcanzaría en caso de que se confirme y ponerle un plazo: «Te las guardo hasta el jueves a mediodía». Muchos negocios dan la reserva por confirmada recién con un adelanto. Si llega otro pedido para la misma fecha, avísale primero a quien cotizó.

   Con Luba

   En Luba, una reserva Por confirmar sirve de cotización: no aparta nada, pero si se cruza con otra, la app te avisa, por ejemplo con «Alcanza, pero faltan 20 si se confirman las otras reservas».

5. Haz la cuenta en papel, en una planilla o con una fórmula

   En papel: una hoja por cosa, con un calendario. En cada día, escribe cuántas salen y quién las tiene. Sirve si tienes pocas reservas por semana.

   Con la planilla gratis: la de la guía del control del alquiler de sillas y mesas](guide:control-mobiliario) tiene una hoja «Disponibilidad». Pones la fecha y cuántas te piden, y te dice si alcanza, contando lo que falta confirmar y lo que no volvió. [Descarga la planilla.

   

   Con tu propia planilla: si anotas cada reserva en una fila, con la fecha de entrega en la columna A, la de devolución en la B (solo la fecha, sin la hora) y las sillas en la C, esta fórmula suma las sillas que están fuera en la fecha que pongas en H1:

   =SUMAR.SI.CONJUNTO(C:C; A:A; "<="&H1; B:B; ">="&H1)

   Réstala de las que tienes. Si tu Excel o tu Google Sheets usa comas en lugar de punto y coma, cámbialos. Ojo: la fórmula cuenta por día, sin las horas, y no ve lo atrasado; eso lo sumas tú.

6. Si no alcanza, dilo antes de prometer

   Decirlo en el momento es mucho mejor que fallar el día del evento. Tienes varias salidas:

   Ofrecer lo que tienes: muchas veces 100 sillas le sirven igual, o completa con otras.

   Otro modelo: si te faltan 20 sillas plegables, quizá tienes 20 de otro tipo.

   Pedirle a un colega: si otro negocio te alquila las que faltan, anótalas como una reserva más, para acordarte de devolverlas.

   Un mensaje que puedes copiar:

   «Hola Ana, para el sábado me quedan 100 sillas plegables de las 120 que necesitas. ¿Te sirven 100? Si no, puedo completar con 20 sillas de otro modelo.»

   Con Luba

   En Luba, mientras anotas la reserva, la app te dice cuántas quedan libres para esas fechas. Si no alcanzan, te avisa con «Faltan 20 para esas fechas» y te ofrece Poner 100, las que sí tienes.