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Como saber quantas cadeiras você tem livres numa data e não prometer o que não tem

Nós fazemos o Luba, o app dos quadros “Com o Luba”. A conta, a planilha e as dicas servem do mesmo jeito sem o app.

O que você precisa: Quantas peças você tem de cada item, contadas de verdade · Suas reservas com data e horário de entrega e de devolução · Papel, uma planilha ou um app

1. Comece pelo que você tem de verdade

   A conta começa por quantas peças você tem em bom estado. Se comprou 200 cadeiras, mas 6 estão quebradas e 2 no conserto, você tem 192. As quebradas que continuam na conta são as que vão faltar no dia da festa.

   Sempre que uma peça quebrar ou sumir, tire da sua lista no mesmo dia. E de tempos em tempos, conte tudo de verdade: o número de cabeça é sempre maior que o real.

   Observação

   Se costuma quebrar peça, guarde algumas de reserva e não prometa: com 200 cadeiras, por exemplo, prometa até 195. Elas salvam quando um cliente devolve atrasado ou alguma coisa quebra no carregamento.

2. Tire tudo o que está fora naquele momento

   Para a data que pediram, tire duas coisas do que você tem:

   As reservas que pegam aquela data: as que saem naquele dia, as que voltam naquele dia e as que saíram antes e voltam depois.

   O que devia ter voltado e não voltou: se um cliente atrasou, essas peças não estão com você, mesmo que a reserva dele já tenha acabado no papel.

   E preste atenção no horário. Uma reserva que volta no sábado às 12h bate com uma entrega no sábado às 10h, mesmo que as duas sejam “de sábado”. Se uma volta na sexta à noite e a outra sai no sábado de manhã, dá para usar as mesmas cadeiras, desde que haja tempo de conferir e limpar.

   Um exemplo, com 200 cadeiras dobráveis. A Ana pede 120 para o sábado, das 10h às 22h:

   Mariana está com 80 cadeiras desde sexta às 19h e devolve no sábado às 12h. Às 10h de sábado elas ainda estão com ela: contam.

   Carlos tinha que devolver 20 cadeiras na quarta e não devolveu: contam também.

   Livres para a Ana: 200 menos 80 menos 20, ou seja, 100. Ela pede 120: faltam 20.

   Com o Luba

   No Luba, toque num item em Coisas: em cima aparece quantas estão livres hoje e, em Próximas datas, cada reserva que vem com quantas sobram livres enquanto ela dura, inclusive o que não voltou no prazo (“Devia voltar em…”) e o que está A confirmar.

   

3. Se o pedido é de vários dias, olhe o pior momento

   Quando pedem cadeiras de sexta a domingo, faça a conta de cada dia (e de cada horário em que algo muda) e fique com o menor número. É esse momento que decide se dá.

   Não some todas as reservas da semana: 30 cadeiras no sábado e 50 no domingo nunca estão fora ao mesmo tempo. Para um pedido de sábado a domingo, essas reservas ocupam no máximo 50 cadeiras, não 80. Se você soma, recusa pedidos que cabiam.

4. Decida o que fazer com os orçamentos

   Orçamento não é reserva: se você conta como fora, recusa clientes por um pedido que talvez nunca venha. Mas se ignora e ele é confirmado, faltam cadeiras.

   O prático é anotar mesmo assim, ver se daria caso seja confirmado e dar um prazo: “Seguro as cadeiras até quinta ao meio-dia.” Muita empresa só confirma a data com o sinal pago. Se chegar outro pedido para a mesma data, avise primeiro quem pediu o orçamento.

   Com o Luba

   No Luba, uma reserva A confirmar serve como orçamento: não segura nada, mas se ela cruza com outra, o app avisa, por exemplo com “Dá, mas faltam 20 se as outras reservas forem confirmadas”.

5. Faça a conta no papel, na planilha ou com uma fórmula

   No papel: uma folha por item, com um calendário. Em cada dia, anote quantas saem e com quem estão. Serve se você tem poucas reservas por semana.

   Com a planilha grátis: a do guia de controle do aluguel de mesas e cadeiras](guide:control-mobiliario) tem uma aba “Disponibilidade”. Você coloca a data e quantas pediram, e ela diz se dá, contando o que falta confirmar e o que não voltou. [Baixe a planilha.

   

   Na sua própria planilha: se você anota cada reserva numa linha, com a data de entrega na coluna A, a de devolução na B (só a data, sem o horário) e as cadeiras na C, esta fórmula soma as cadeiras que estão fora na data que você puser em H1:

   =SOMASES(C:C; A:A; "<="&H1; B:B; ">="&H1)

   Tire o resultado do que você tem. Atenção: a fórmula conta por dia, sem o horário, e não enxerga o que está atrasado; isso você soma à parte.

6. Se não der, avise antes de prometer

   Avisar na hora é muito melhor do que falhar no dia da festa. Você tem algumas saídas:

   Oferecer o que tem: muitas vezes 100 cadeiras servem do mesmo jeito, ou o cliente completa com outras.

   Outro modelo: se faltam 20 cadeiras dobráveis, talvez você tenha 20 de outro tipo.

   Pegar com um colega: se outra empresa te aluga as que faltam, anote como mais uma reserva, para lembrar de devolver.

   Uma mensagem para copiar:

   “Oi, Ana! Para sábado tenho 100 cadeiras dobráveis livres das 120 que você precisa. As 100 servem? Se não, posso completar com 20 cadeiras de outro modelo.”

   Com o Luba

   No Luba, enquanto você anota a reserva, o app mostra quantas estão livres naquelas datas. Se não der, ele avisa com “Faltam 20 para essas datas” e oferece Colocar 100, as que você tem.