CotizyCotizy Guías
Cómo hacer un recibo cuando el cliente paga una parte
Respuesta rápida
- El recibo muestra el total de la venta, cuánto pagó el cliente y cuánto falta: total − pagado = saldo.
- Anota la fecha y la forma de pago (efectivo, QR, transferencia) y dale una copia al cliente en el momento.
- Cuando pague el resto, dale el recibo actualizado: que diga cuánto pagó en total y saldo cero.
- Un saldo que no anotas es dinero que se olvida. Con una app de recibos, como Cotizy (gratis y sin anuncios), el saldo se calcula solo y ves en un solo lugar quién te debe.
Para hacerlo en el celular, sigue los pasos.
Nosotros hacemos Cotizy, la app gratis que usamos en los pasos 2 a 4. Lo que debe decir un recibo sirve igual en un talonario de papel.
Qué necesitas: El total de la venta · Cuánto te pagó el cliente · Un celular Android
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Qué debe decir un recibo con saldo
Número y fecha: cada recibo con su número (REC-0001, REC-0002…), para ubicarlo cuando el cliente pregunte.
Quién paga y qué compra: el nombre del cliente y el detalle de la venta, con cantidades y precios.
Total, pagado y saldo, uno debajo del otro. Por ejemplo: total Bs 7.447,52, pagado Bs 3.000,00, saldo Bs 4.447,52.
La forma de pago: efectivo, QR, transferencia o tarjeta.
El total en letras ("Son: siete mil cuatrocientos cuarenta y siete 52/100 bolivianos"): es costumbre en Bolivia y en buena parte de Latinoamérica, y hace más difícil cambiar una cifra.
Un recibo con saldo: total, lo que pagó y lo que falta, uno debajo del otro. NotaUn recibo es la constancia de un pago entre tú y tu cliente. No reemplaza la factura oficial donde es obligatoria.
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Haz el recibo con lo que pagó hoy
Haz el recibo apenas te paguen, con el total de la venta y lo que recibiste. Si antes le mandaste una cotización, usa los mismos precios: el cliente se va a fijar.
Con CotizySi tenías la cotización, ábrela y toca Pasar a recibo: sale con los mismos productos y precios. Si no, toca Nuevo → Nuevo recibo. En Pago, cambia Cuánto pagó por lo que te dio hoy y elige la forma de pago: la app calcula el Saldo por cobrar.
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Mándaselo al cliente
Envíalo como PDF por WhatsApp en el momento: el cliente queda tranquilo con su constancia y tú la tienes guardada en el chat.
Con CotizyToca Enviar y elige WhatsApp. El recibo muestra lo pagado y el saldo, y en tu lista queda marcado Con saldo.
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Cuando te pague el resto
Actualiza el recibo con todo lo que pagó y vuelve a mandarlo. El cliente tiene su recibo con saldo cero y tú dejas de contarlo como deuda.
Con CotizyAbre el recibo, toca el lápiz para editarlo y cambia Cuánto pagó, o toca Pagó todo. El recibo pasa a Pagado. Lo que todavía te deben entre todos tus clientes lo ves en la pantalla principal, en Por cobrar.
Errores que dejan deudas sin cobrar
Anotar solo lo que pagó
Si el recibo dice solo "pagó Bs 3.000", después nadie recuerda cuánto faltaba. Escribe siempre el total y el saldo.
Dar un recibo por el total cuando pagó una parte
Ese recibo dice que ya te pagó todo. Si después no paga el resto, no tienes cómo demostrar que te debe.
Mezclar varias ventas en un recibo
Un recibo por venta. Si juntas compras de días distintos, el saldo deja de cuadrar.
Llevar los saldos de memoria
Anota cada saldo en un solo lugar y revísalo cada semana: así sabes a quién cobrar primero.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el saldo en un recibo?
Es lo que falta pagar: el total menos lo que el cliente ya pagó. Si el total es Bs 7.447,52 y pagó Bs 3.000, el saldo es Bs 4.447,52.
¿Qué diferencia hay entre anticipo, adelanto y pago a cuenta?
En la práctica, ninguna: los tres son una parte del pago que se descuenta del total. Anticipo y adelanto se dicen más cuando el cliente paga antes de recibir el producto o el trabajo; "a cuenta" se usa mucho en Bolivia para cualquier pago parcial.
¿Tengo que hacer un recibo nuevo por cada pago?
No es obligatorio. Lo más claro para el cliente es un solo recibo de la venta, con el total, lo pagado y el saldo, que le vuelves a mandar actualizado cada vez que paga. Cada envío queda en el chat con su fecha, así los dos tienen el historial de pagos.
¿Cómo escribo el total en letras?
El monto en palabras y los centavos como fracción de 100: "Son: mil doscientos cincuenta 50/100 bolivianos". En Cotizy viene activado y el PDF lo escribe solo; si no lo quieres, lo apagas en Ajustes, en Cotizaciones y recibos.
¿Un recibo es lo mismo que una factura?
No. El recibo es la constancia de un pago entre tú y tu cliente. Donde la factura es obligatoria, se emite aparte, en el sistema oficial de tu país.