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Como fazer um orçamento pelo celular e enviar pelo WhatsApp
Resposta rápida
- Um orçamento diz quem faz, para quem é, o que inclui e por quanto, o total e até quando esse preço vale.
- Envie em PDF, não como foto nem como mensagem solta: fica profissional, dá para imprimir e o cliente abre em qualquer celular.
- Com um app de orçamentos, como o Cotizy (grátis e sem anúncios), você monta em poucos minutos: escolhe o cliente, toca nos seus produtos e o app soma, aplica o desconto e gera o PDF.
- Se o cliente não responder, mande uma mensagem depois de dois ou três dias. Se ele aprovar, o próximo passo é o recibo.
Quer fazer passo a passo? Comece pelo que ele deve ter.
Nós fazemos o Cotizy, o app grátis que usamos nos passos 2 a 5. O que um orçamento deve ter vale do mesmo jeito se você faz no Word, no Excel ou à mão.
O que você precisa: Os preços do que vai orçar · O nome e o telefone do cliente · Um celular Android
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Saiba o que ele deve ter
Seus dados: o nome do negócio, seu telefone e, se tiver, seu CNPJ ou CPF. Assim o cliente sabe com quem falar.
Os dados do cliente: nome ou razão social e, se ele pedir, o CPF ou CNPJ.
Número e data: um número próprio (ORC-0001, ORC-0002…) para achar rápido quando o cliente ligar.
Os itens: cada produto ou serviço com quantidade, unidade, preço unitário e valor. Separar material, mão de obra e frete evita discussão.
Desconto, imposto e total, no final e bem à vista.
Validade: os preços mudam. “Válido por 15 dias” protege você se o cliente voltar dois meses depois.
Condições: entrada, prazo de entrega, forma de pagamento. Por exemplo: “50% de entrada, entrega em 3 dias úteis”.
ObservaçãoOrçamento não é nota fiscal. Ele só informa os preços para o cliente decidir. Se você precisa emitir nota fiscal, como a NF-e ou a NFS-e, ela sai à parte, quando a venda acontece.
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Salve seus dados e seus preços uma vez só
O que mais toma tempo é digitar a mesma coisa em cada orçamento. Salve uma vez os dados do seu negócio e sua lista de preços: todo orçamento novo já vem com eles.
Com o CotizyAo abrir o Cotizy, digite o nome do seu negócio: a moeda e o tamanho de folha do seu país já vêm prontos. Em Ajustes → Dados do negócio você coloca telefone, endereço e CNPJ. Se você cobra algum imposto à parte, adicione em Ajustes → Moeda e imposto. Seus produtos você cadastra em Produtos, um por um com Novo produto ou todos de uma vez com Importar do Excel.
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Monte o orçamento
Escolha o cliente, adicione o que vai orçar e confira o total. Se der desconto, deixe à vista: o cliente vê quanto economiza.
Com o CotizyToque em Novo → Novo orçamento. Em Cliente, toque em Escolher cliente ou crie um. Em Produtos e serviços, toque em Meus produtos e escolha o que vai orçar; se algo não estiver na lista, toque em Escrever um. Ajuste as quantidades, o Desconto e as Condições. A data de Válido até já vem preenchida, e você pode mudar.
Você orça tocando nos seus produtos: o app soma e aplica o desconto. -
Envie pelo WhatsApp em PDF
O PDF aparece igual em qualquer celular ou computador, dá para imprimir e fica salvo na conversa. Mande junto uma mensagem curta: “Oi, João, segue o orçamento do cimento. Os preços valem até 27 de outubro.”
Com o CotizySalve o orçamento e toque em Enviar. Escolha o WhatsApp e a conversa do cliente. Você também pode mandar por e-mail ou imprimir.
O que você vê na prévia é o que o cliente recebe. 
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Depois de enviar
Orçamento sem resposta não é venda perdida: depois de dois ou três dias, mande uma mensagem perguntando se ficou alguma dúvida. Se ele pedir mudanças, corrija o mesmo orçamento e envie de novo, para não circularem duas versões com preços diferentes.
Com o CotizyMarque o orçamento como Aceito ou Recusado em Status. Na tela principal você vê quantos ainda estão pendentes. Se o cliente aprovar, toque em Gerar recibo: o recibo sai com os mesmos produtos e você anota quanto ele pagou.
Se ele pagar só uma parte, veja como fazer um recibo de pagamento parcial.
Erros que fazem perder vendas
Mandar foto ou print em vez do PDF
A foto fica borrada, corta e não imprime bem. O PDF aparece igual em qualquer tela e vale como documento.
Não colocar a validade
Se o cliente voltar quando os preços já subiram, ou você cobra o que disse ou vira discussão. Coloque sempre até quando vale.
Juntar tudo numa linha só
“Serviço completo: R$ 3.500” é um convite para pechinchar. Separar material, mão de obra e frete mostra para onde vai o dinheiro.
Falar da entrada só no final
Se você precisa de entrada para comprar material, coloque nas condições desde o primeiro orçamento.
Orçar sem número
Quando o cliente liga perguntando “daquele orçamento da semana passada”, com um número como ORC-0012 você acha em segundos.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre orçamento e cotação?
No dia a dia, muita gente usa as duas palavras para a mesma coisa. Em geral, quem compra faz a cotação, pedindo preços a vários fornecedores, e quem vende manda o orçamento. Nenhum dos dois é nota fiscal.
Por quanto tempo um orçamento deve valer?
O comum é entre 7 e 30 dias. Se seus preços mudam com frequência, como cimento, aço ou o que é cotado em dólar, use um prazo curto, de 7 a 15 dias.
Dá para fazer orçamento grátis pelo celular?
Sim. O Cotizy é grátis, sem anúncios e sem criar conta: você faz orçamentos e recibos sem limite, envia pelo WhatsApp em PDF e guarda até 30 produtos. O Pro, de pagamento único, adiciona seu logotipo, sua cor e produtos sem limite.
Preciso de internet para fazer o orçamento?
Com o Cotizy, não: você monta sem internet e só precisa de conexão para enviar pelo WhatsApp ou por e-mail.
Orçamento vale como nota fiscal?
Não. O orçamento só informa os preços. Quando a venda acontece, a nota fiscal, se você precisa emitir, sai à parte, no sistema oficial.