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Garantía o depósito en el alquiler de mobiliario: cuánto pedir y cómo descontar los daños

Nosotros hacemos Luba, la app de los recuadros «Con Luba». Las cuentas, el mensaje y los consejos sirven igual sin la app.

Qué necesitas: La lista de lo que alquilas · Lo que te cuesta hoy comprar otra pieza igual de cada cosa · WhatsApp, para mandar las condiciones

1. Ponle precio a cada pieza rota o perdida

   Antes de hablar de garantía, decide cuánto cobras si una pieza vuelve rota o no vuelve. Es el precio de reposición: lo que te cuesta hoy comprar otra igual, contando el viaje para ir a buscarla. No lo que pagaste cuando la compraste, que seguro ya subió.

   Escríbelo en tu lista, al lado de cada cosa. Tenerlo escrito evita inventar un precio el día de la devolución, con el cliente delante.

   Lo que se puede arreglar se cobra por el arreglo, no como pieza nueva: una mesa con un tornillo flojo, un mantel con una mancha que sale con un lavado especial. Y el desgaste normal, como una silla rayada por el uso o un mantel gastado de tanto lavarlo, no se cobra: es parte de alquilar.

2. Decide cuánta garantía pedir

   Lo más justo es un monto por pieza: quien lleva 200 sillas deja más que quien lleva 20. Multiplica la garantía de cada cosa por cuántas lleva y suma.

   No hace falta que cubra la reposición de todo, porque con eso casi nadie te alquila. Tiene que cubrir lo que suele romperse o perderse en un evento, y lograr que el cliente cuide las cosas. Una referencia para empezar: alrededor de la décima parte del precio de reposición en lo que casi nunca se rompe, como sillas, mesas y toldos, y hasta la cuarta parte en lo que se rompe seguido, como copas y platos. Después ajústala con lo que de verdad se te rompe.

   Un ejemplo, con precios inventados en pesos:

   Sillas plegables: $20 de garantía por silla. Si se rompe o se pierde una, $250.

   Mesas redondas: $100 por mesa. Rota o perdida, $1,200.

   Manteles blancos: $50 por mantel. Roto o perdido, $250.

   Toldo grande: $2,000. Si hay que reponerlo, $18,000.

   Copas de vidrio: $10 por copa. Rota o perdida, $40.

   Platos planos: $10 por plato. Roto o perdido, $60.

   Con esos montos, 100 sillas piden $2,000 de garantía, y 60 copas con 60 platos, $1,200.

   Nota

   Si a un cliente de siempre le pides menos garantía, o le pones un tope a un pedido grande, el precio de reposición no cambia: lo que pase de la garantía se paga aparte. Déjalo claro desde el principio.

   Con Luba

   En Luba, cada cosa tiene su Garantía por pieza y lo que cuesta Si se rompe o se pierde una. Al anotar una reserva, la app suma la garantía de todo lo que se lleva. Si acuerdas otro monto, lo cambias en Garantía.

   

3. Manda las condiciones por escrito antes de entregar

   Antes de que se lleve nada, el cliente tiene que saber cuánto deja de garantía, cuánto cuesta cada pieza si se rompe o se pierde y cuándo le devuelves el dinero. Por WhatsApp basta, y te queda escrito por si después hay dudas.

   Un mensaje que puedes copiar y cambiar:

   «Hola Jorge, te confirmo tu pedido: 60 copas de vidrio y 60 platos planos, del viernes a las 10:00 al sábado a las 20:00. La garantía es de $1,200 y te la devuelvo cuando vuelva todo bien. Si algo se rompe o se pierde, se descuenta de la garantía al precio de reposición: $40 por copa y $60 por plato. Si estás de acuerdo, respóndeme “de acuerdo”.»

   Agrega lo que en tu negocio suele traer dudas: si la vajilla vuelve lavada o sin lavar, si cobras la limpieza de un mantel con cera o vino, o qué pasa si devuelven tarde.

   Nota

   Este mensaje deja claro lo que acordaron, pero no es un contrato. Si quieres un contrato, pídeselo a un abogado de tu país.

   Con Luba

   En Luba, Mandar por WhatsApp, dentro de la reserva, le manda al cliente qué lleva, las fechas, el total y la garantía. Los precios de reposición agrégalos tú antes de enviarlo.

4. Recibe la garantía y cuenten juntos al entregar

   Recibe la garantía antes de que salgan las cosas o en el momento de la entrega: en efectivo o por transferencia. Dale un recibo que diga que es garantía y no pago del alquiler, para que después nadie los confunda.

   Cuenten juntos con quien recibe y miren el estado de lo que puede traer dudas: manteles, mesas, el toldo. Si algo ya tiene una marca, díganlo y sácale una foto. Así, en la devolución, nadie discute si ya estaba así.

   Con Luba

   En Luba, anota la garantía en la reserva con Registrar pago, eligiendo Garantía en Qué recibes: sale su propio recibo, para mandarlo por WhatsApp. En Fotos, guarda las de Al entregar.

5. Revisa todo delante del cliente al recibir

   Cuenten otra vez, cosa por cosa, y separen lo que volvió roto o no volvió. Hazlo delante del cliente o de quien devuelve: un daño que aparece días después es difícil de reclamar.

   Lo que no puedes revisar en el momento, como un mantel manchado que recién vas a lavar, avísalo ese mismo día con una foto. Si la mancha sale al lavarlo, no cobras nada.

   Si falta algo, pregunta antes de cobrarlo: a veces queda una caja en el salón o en la casa del cliente y vuelve al día siguiente.

6. Descuenta los daños y devuelve el resto

   Suma lo roto y lo perdido al precio de reposición que avisaste, réstalo de la garantía y devuelve el resto. Con el ejemplo de 60 copas y 60 platos, y $1,200 de garantía:

   Daños: 2 copas rotas a $40 son $80, y 1 plato perdido, $60. En total, $140.

   Devuelves: $1,200 menos $140, o sea $1,060.

   Si el cliente todavía te debía una parte del alquiler, descuéntala también. Si los daños pasan la garantía, muéstrale la cuenta y pídele la diferencia.

   Lo mejor es devolver la garantía ese mismo día, con un recibo que diga cuánto descontaste y por qué. Si necesitas lavar los manteles para revisarlos, dile qué día se la devuelves y cumple.

   Con Luba

   En Luba, Recibir devolución te muestra cuántas salieron de cada cosa. Marcas lo que Volvió roto o Se perdió, y la app propone el monto de los daños al precio de reposición y cuánto Devuelves de la garantía, descontando también lo que el cliente todavía debía. Eliges cómo se la devuelves y tocas Terminar la reserva: queda el recibo de la garantía devuelta, con los daños, la garantía que recibiste y lo que devuelves.