Luba / Guías

Alquiler de vajilla o loza: cómo contar las piezas al entregar y al recibir, y qué hacer con lo roto

Nosotros hacemos Luba, la app de los recuadros «Con Luba». La lista, las cuentas y los consejos sirven igual sin la app.

Qué necesitas: La lista para imprimir (abajo, en Word y PDF) · Cajas con divisiones para guardar la vajilla · Lo que te cuesta hoy reponer cada pieza

1. Arma la lista de tus piezas con su precio de reposición

   Una vajilla para eventos son muchas piezas distintas: platos planos, hondos y de postre, tazas y platillos, copas de vino, de agua y de champaña, vasos, cubiertos, fuentes y jarras. Haz una lista con una fila por cada pieza y, al lado, lo que te cuesta hoy comprar otra igual. Es el precio de reposición: lo que cobras si se rompe o se pierde.

   Descarga la lista para imprimir en Word o en PDF. Es una hoja carta: arriba van el cliente, las fechas y la garantía; en el medio, una fila por pieza con cuántas salieron, cuántas volvieron bien, cuántas rotas y cuántas faltan; abajo, las firmas al entregar y al devolver. Trae impresas las piezas más comunes: en Word las cambias por las tuyas y escribes el precio de reposición una sola vez.

   

   Con Luba

   En Luba, cada cosa que alquilas lleva lo que cuesta Si se rompe o se pierde una, y la app usa ese precio sola en cada devolución.

2. Guarda la vajilla en cajas de cantidad fija

   Contar 600 piezas una por una, con el cliente esperando, no funciona. Lo que sí funciona es que cada caja lleve siempre la misma cantidad: por ejemplo, 25 copas en una caja con divisiones, 20 platos planos separados con cartón o 50 tenedores atados. Así cuentas cajas y multiplicas, y solo cuentas pieza por pieza la caja que va incompleta.

   Escribe en cada caja qué lleva y cuántas, con marcador o con una etiqueta, y marca la incompleta para que se note. Para 60 copas salen dos cajas llenas de 25 y una de 10.

   Las copas y los vasos van cada uno en su división, sin apilar. Las cajas con divisiones también evitan la mayoría de las roturas en el camino.

   Nota

   Usa la misma cantidad por caja en todo el negocio y no la cambies. Si un día una caja de 25 copas sale con 24, en la devolución nadie sabe si falta una.

3. Revisa y cuenta antes de entregar, y que el cliente firme

   Antes de cargar, mira cada pieza: un plato despostillado o una copa con el borde saltado no debe salir. Puede cortar a alguien y, después, nadie sabe si ya estaba así. Sepáralo para reponerlo.

   Llena la columna «Salieron» de la lista, cuenten juntos las cajas con quien recibe y que firme abajo, en «Al entregar». Si algo sale con una marca que no impide usarlo, como un plato rayado, anótalo en «Notas» y sácale una foto.

   Ese mismo día, manda por WhatsApp lo que lleva, la garantía, el precio de cada pieza si se rompe o se pierde y cómo tiene que volver la vajilla (lo ves en el paso siguiente). Así le queda escrito antes del evento.

   Con Luba

   En Luba, Mandar por WhatsApp, dentro de la reserva, le manda al cliente qué lleva, las fechas, el total y la garantía. Los precios de reposición agrégalos tú antes de enviarlo. En Fotos, guarda las de Al entregar.

4. Acuerda cómo vuelve: sin restos de comida y en sus cajas

   Decide antes si la vajilla vuelve sucia, enjuagada o lavada, y dilo por escrito. Lo más práctico suele ser pedir que vuelva sin restos de comida y en sus mismas cajas, y lavarla tú: igual tienes que lavar y revisar cada pieza antes del próximo evento, y una vajilla mal lavada por el cliente te da el doble de trabajo.

   Si prefieres que vuelva lavada, avisa cuánto cobras si vuelve sucia, y cobra siempre lo mismo.

   Lava lo que vuelve el mismo día o al siguiente: la comida seca cuesta más de sacar y deja manchas.

5. Cuenta caja por caja delante del cliente

   Primero cuenten las cajas. Después, abran cada una: si está completa y no hay nada roto, sigan con la siguiente; si no, cuenten pieza por pieza. Anota en la lista cuántas volvieron bien, cuántas rotas y cuántas faltan, y que firme en «Al devolver».

   Una pieza despostillada o rajada cuenta como rota, porque ya no la puedes volver a alquilar. Dilo en el mensaje del paso 3 para que no sea una sorpresa.

   Guarda los pedazos de lo roto hasta que el cliente los vea, o mándale una foto ese mismo día. Es la forma más fácil de que nadie discuta.

   Si falta algo, no lo cobres en el momento: muchas veces una caja queda en la cocina del salón o en la casa del cliente y aparece al día siguiente. Anota en «Notas» qué falta y hasta cuándo esperas, y recién ahí descuéntalo.

   Con Luba

   En Luba, Recibir devolución te muestra cuántas salieron de cada cosa, y marcas lo que Volvió bien, Volvió roto o Se perdió. Si una caja vuelve después, guarda solo lo que llegó: la reserva sigue en curso, con el aviso de cuántas faltan volver, hasta que vuelva todo. En Fotos, guarda las de Al recibir.

6. Descuenta lo roto y sácalo de tu inventario

   Suma lo roto y lo que falta al precio de reposición que avisaste, réstalo de la garantía y devuelve el resto. Con la lista del ejemplo y $1,200 de garantía:

   Rotas: 2 copas a $40, $80.

   Falta: 1 plato plano, $60.

   Devuelves: $1,200 menos $140, o sea $1,060.

   Después, saca lo roto de tu inventario ese mismo día: si tenías 300 copas, ahora tienes 298. Si no lo haces, el próximo fin de semana vas a prometer 300 copas y te van a faltar. Repón lo roto antes de un evento grande y fíjate qué se rompe más: si cada mes pierdes copas, súbeles la garantía o compra unas de más.

   Para saber cuántas te quedan libres en cada fecha, puedes usar la planilla de control de sillas y mesas, que sirve igual para la vajilla.

   Con Luba

   En Luba, cuando vuelve todo, la app propone el monto de los daños al precio de reposición y cuánto Devuelves de la garantía. Sacar del inventario lo roto y lo perdido ya viene marcado y te dice cuántas te quedan, por ejemplo «Copas de vidrio: quedan 298». Tocas Terminar la reserva y queda el recibo de la garantía devuelta.