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Aluguel de louças: como conferir as peças na entrega e na devolução, e o que fazer com a quebra

Nós fazemos o Luba, o app dos quadros “Com o Luba”. A lista, as contas e as dicas servem do mesmo jeito sem o app.

O que você precisa: A lista para imprimir (abaixo, em Word e PDF) · Caixas plásticas com divisórias para guardar a louça · Quanto custa hoje repor cada peça

1. Monte a lista das peças com o valor de reposição

   Uma louça para festa são muitas peças diferentes: pratos rasos, fundos e de sobremesa, sousplats, xícaras e pires, taças de vinho, de água e de espumante, copos, talheres, travessas e jarras. Faça uma lista com uma linha por peça e, ao lado, quanto custa hoje comprar outra igual. É o valor de reposição: o que você cobra em caso de quebra ou extravio.

   Baixe a lista para imprimir em Word ou em PDF. É uma folha A4: em cima, o cliente, as datas e a caução; no meio, uma linha por peça com quantas saíram, quantas voltaram bem, quantas quebradas e quantas faltam; embaixo, as assinaturas na entrega e na devolução. Já vem com as peças mais comuns: no Word você troca pelas suas e escreve o valor de reposição uma vez só.

   

   Com o Luba

   No Luba, cada item que você aluga tem quanto custa Se uma quebrar ou se perder, e o app usa esse valor sozinho em cada devolução.

2. Guarde a louça em caixas com quantidade fixa

   Contar 600 peças uma por uma, com o cliente esperando, não funciona. O que funciona é cada caixa levar sempre a mesma quantidade: por exemplo, 25 taças numa caixa com divisórias, 20 pratos rasos separados por papelão ou 50 garfos amarrados. Assim você conta caixas e multiplica, e só confere peça por peça a caixa que vai incompleta.

   Escreva em cada caixa o que ela leva e quantas, com caneta ou etiqueta, e marque a incompleta para ela chamar atenção. Para 60 taças, saem duas caixas cheias de 25 e uma com 10.

   As taças e os copos vão cada um na sua divisória, sem empilhar. As caixas com divisórias também evitam a maior parte da quebra no caminho.

   Observação

   Use a mesma quantidade por caixa no negócio todo e não mude. Se um dia uma caixa de 25 taças sai com 24, na devolução ninguém sabe se falta uma.

3. Confira antes de entregar e peça a assinatura

   Antes de carregar, olhe cada peça: prato lascado ou taça com a borda trincada não deve sair. Pode machucar alguém e, depois, ninguém sabe se já estava assim. Separe para repor.

   Preencha a coluna “Saíram”, confiram juntos as caixas com quem recebe e peça a assinatura embaixo, em “Na entrega”. Se alguma peça sai com uma marca que não atrapalha o uso, como um risco no prato, anote em “Observações” e tire uma foto.

   No mesmo dia, mande pelo WhatsApp o que o cliente vai levar, a caução, o valor de reposição de cada peça e como a louça tem que voltar (veja o próximo passo). Assim fica tudo por escrito antes da festa.

   Com o Luba

   No Luba, Enviar pelo WhatsApp, dentro da reserva, manda para o cliente o que ele vai levar, as datas, o total e a caução. Os valores de reposição você acrescenta antes de enviar. Em Fotos, guarde as da saída em Na entrega.

4. Combine como a louça volta: sem restos de comida e nas caixas

   Decida antes se a louça volta suja, só enxaguada ou lavada, e deixe por escrito. O mais prático costuma ser pedir que volte sem restos de comida e nas mesmas caixas, e lavar você mesmo: de qualquer jeito, você precisa lavar e conferir cada peça antes da próxima festa, e uma louça mal lavada pelo cliente dá o dobro de trabalho.

   Se preferir que volte lavada, avise quanto cobra se voltar suja, e cobre sempre o mesmo.

   Lave o que volta no mesmo dia ou no seguinte: comida seca dá mais trabalho para tirar e deixa mancha.

5. Confira caixa por caixa na frente do cliente

   Primeiro contem as caixas. Depois abram uma por uma: se está completa e não tem nada quebrado, passem para a próxima; se não, confiram peça por peça. Anote quantas voltaram bem, quantas quebradas e quantas faltam, e peça a assinatura em “Na devolução”.

   Peça lascada ou trincada conta como quebrada, porque você não consegue alugar de novo. Avise isso na mensagem do passo 3, para não ser surpresa.

   Guarde os cacos até o cliente ver, ou mande uma foto no mesmo dia. É o jeito mais fácil de evitar discussão.

   Se falta alguma peça, não cobre na hora: muitas vezes uma caixa fica na cozinha do salão ou na casa do cliente e aparece no dia seguinte. Anote em “Observações” o que falta e até quando você espera, e só então desconte.

   Com o Luba

   No Luba, Receber devolução mostra quantas peças saíram de cada item, e você marca o que Voltou bem, Voltou quebrado ou Se perdeu. Se uma caixa volta depois, salve só o que chegou: a reserva continua em andamento, mostrando quantas faltam voltar, até tudo voltar. Em Fotos, guarde as da volta em Na devolução.

6. Desconte a quebra e tire do estoque

   Some o que quebrou e o que falta pelo valor de reposição que você avisou, tire da caução e devolva o resto. Com a lista do exemplo e R$ 360 de caução:

   Quebradas: 2 taças a R$ 10, R$ 20.

   Falta: 1 prato raso, R$ 12.

   Você devolve: R$ 360 menos R$ 32, ou seja, R$ 328.

   Depois, tire a quebra do seu estoque no mesmo dia: se você tinha 300 taças, agora tem 298. Se não fizer isso, no próximo fim de semana você promete 300 taças e vão faltar. Reponha a quebra antes de uma festa grande e veja o que mais quebra: se todo mês somem taças, aumente a caução delas ou compre algumas a mais.

   Para saber quantas ficam livres em cada data, use a planilha de aluguel de mesas e cadeiras, que serve do mesmo jeito para a louça.

   Com o Luba

   No Luba, quando tudo volta, o app sugere o valor dos danos pelo preço de reposição e quanto da caução Você devolve. Tirar do estoque o que quebrou ou se perdeu já vem ligado e mostra quantas restam, por exemplo “Taças de vidro: restam 298”. Toque em Encerrar a reserva e fica o recibo da caução devolvida.