Luba / Guías

Cómo organizar las entregas del día en un alquiler para eventos

Nosotros hacemos Luba, la app de los recuadros «Con Luba». La lista, el orden y Google Maps sirven igual sin la app.

Qué necesitas: Las reservas del día siguiente · La ubicación de cada cliente · Google Maps o Waze en el teléfono

1. La noche antes, haz la lista del día

   Junta en una sola lista todo lo que pasa mañana: las entregas y también las recogidas, incluso lo que debía volver y no volvió. Para cada parada:

   Quién: el nombre y el teléfono del cliente o de quien va a recibir.

   Dónde: la dirección, la ubicación en el mapa y una referencia para llegar («portón verde, al lado de la farmacia»).

   Cuándo: la hora acordada. Si el evento empieza a las 15:00, la entrega no puede ser a las 14:45.

   Qué: cuántas piezas de cada cosa llevas o recoges.

   Cuánto: lo que falta recibir del alquiler y la garantía, si se paga al entregar.

   Con Luba

   Luba te avisa la noche anterior cuántas entregas y devoluciones tienes mañana. En Hoy ves lo que sale y lo que vuelve, con la hora y la dirección, y arriba quién no devolvió a tiempo.

   

2. Pide la ubicación exacta por WhatsApp

   Una dirección sola muchas veces no alcanza: calles sin número, casas sin letrero, salones dentro de un condominio. Al confirmar la reserva, pide la ubicación por WhatsApp y una referencia.

   Un mensaje que puedes copiar:

   «Hola Mariela, para la entrega del sábado, ¿me mandas tu ubicación por WhatsApp? Y si puedes, una referencia para encontrar la casa (color del portón, algo que esté al lado). ¡Gracias!»

   Con Luba

   En Luba, en el cliente o en la reserva, copia la ubicación que te mandaron por WhatsApp (o un link de Google Maps) y toca Pegar ubicación. En Cómo llegar anotas la referencia, y sale en la reserva y en la ruta.

   

3. Ordena las paradas: primero la hora, después la zona

   Pon primero las paradas con hora fija, las que no pueden esperar. Con las demás, agrúpalas por zona para no cruzar la ciudad dos veces. Las recogidas van cuando pasas cerca o al final del día.

   Calcula el tiempo de cada parada, no solo el del viaje: descargar 100 sillas lleva su rato, y armar un toldo mucho más. Deja margen para el tráfico de las horas pico.

   Carga el vehículo al revés del orden de entrega: lo que entregas último va al fondo. Separa y rotula lo de cada cliente, así nadie se lleva piezas de otro pedido.

   Con Luba

   En Luba, toca Ruta en Hoy: ves las paradas de hoy o de mañana en el mapa, en una lista. Mantén presionada una parada para moverla y ponerla en el orden que quieras.

4. Arma la ruta en Google Maps con varias paradas

   En Google Maps, busca la primera parada y toca Cómo llegar. Después, en el menú de los tres puntos, toca Agregar parada y suma las demás. Puedes arrastrarlas para cambiar el orden.

   Dos cosas que conviene saber: Google Maps sigue el orden en que pones las paradas (no lo cambia por ti), y acepta unos 10 puntos por ruta, contando la salida. Si tienes más paradas, arma dos rutas: la de la mañana y la de la tarde.

   Nota

   Waze no está pensado para una ruta con muchas paradas: sirve para ir de una parada a la siguiente.

   Con Luba

   En Luba, cada parada de la Ruta que tiene su ubicación muestra Ir: abre ese punto en Google Maps o en Waze, la app que elijas.

5. Mándale la lista a quien maneja

   Si entrega otra persona, mándale la lista en orden por WhatsApp, con todo lo que necesita para no llamarte en cada parada. Por ejemplo:

   «Ruta del sábado. 1. Entregar a las 10:00 · Ana Gutiérrez · 33 4567 8901 · Av. Las Américas 512, portón verde, al lado de la farmacia · (ubicación) · Llevar: 120 sillas plegables y 12 mesas redondas · Falta recibir: $3,060. 2. Recoger · Carlos Méndez · 33 5678 9012 · Recoger: 20 sillas plegables y 2 mesas redondas.»

   Pídele que cuente con el cliente al entregar y al recoger, y que te mande una foto si algo llega o vuelve roto. Y que avise a cada cliente media hora antes: «Hola Ana, salimos con tus sillas, llegamos en 30 minutos».

   Con Luba

   En Luba, Mandar a mi ayudante, en la Ruta, le manda por WhatsApp las paradas en tu orden: qué hacer y a qué hora, el cliente y su teléfono, la dirección con la referencia y el link de la ubicación, qué llevar o recoger y lo que falta recibir.

6. Al terminar el día, anota lo que salió y lo que volvió

   Marca cada entrega como hecha y cada recogida como recibida, con lo que volvió roto o faltó. Si alguien no devolvió, llámalo esa misma noche: esas piezas te faltan para la próxima reserva.

   Para la garantía y los daños, mira la guía de la garantía en el alquiler de sillas y mesas. Para no prometer piezas que todavía no volvieron, la de cuántas sillas tienes libres para una fecha.

   Con Luba

   En Luba, en la reserva tocas Marcar que salió al entregar y Recibir devolución al recoger. Lo que no vuelve a tiempo aparece arriba en Hoy, con Escribirle para mandarle un mensaje.